Предпроектный анализ

От хаоса к системе: зачем нужен предпроектный анализ перед автоматизацией

Компании порой сталкиваются с ситуацией, когда автоматизация не даёт ожидаемого результата. Система работает медленно, отчёты расходятся, сотрудники жалуются, что выполнять свои обязанности стало сложнее. Часто причина подобного в том, что внедрение началось без предпроектного обследования. Рассказываем, что включает в себя этот этап автоматизации и почему без него создать удобную информационную систему, закрывающую все потребности бизнеса, трудно, а порой и вовсе невозможно.
Что такое предпроектное обследование
Предпроектное обследование — это первый этап внедрения Битрикс24. Во время него специалисты анализируют, как устроены бизнес-процессы на предприятии, какие участки учёта требуют внимания и что мешает автоматизации быть эффективной.
Если сравнивать с медициной, предпроектный анализ похож на диагностику перед лечением. Без обследования можно «лечить» симптомы — исправлять ошибки в отчётах или точечно реагировать на жалобы сотрудников, — но не устранять первопричину. Грамотно проведённое исследование показывает, где именно система даёт сбой и какие изменения нужны, чтобы устранить проблему.
Главная цель предпроектного обследования — зафиксировать текущее состояние процессов, определить объект автоматизации и сформировать требования к будущей системе. Результаты анализа становятся основой для проектирования и внедрения решений, которые действительно облегчают работу предприятия.
Когда компании стоит провести предпроектное обследование

Есть признаки, которые говорят о том, что учётная система «буксует»:

• ручной ввод одних и тех же данных в разные базы;
• использование Excel и других сторонних файлов для ведения учёта;
• расхождения между бухгалтерской и управленческой отчётностью;
• длительные согласования документов и отчётов, вызывающие задержки.

Всё это может послужить причиной для анализа бизнес-процессов и дальнейшей модернизации систем.
Также обследование особенно важно перед переходом на новую учётную систему. Оно помогает правильно определить объекты автоматизации, избежать ошибок при внедрении и построить корректные процессы с первого дня работы системы.
Аналогично аудит требуется при масштабировании бизнеса, слиянии подразделений, появлении удалённых филиалов и внедрении КЭДО — чтобы новые процессы корректно интегрировались в общую систему и не создавали дополнительных ошибок и задержек.
Цели предпроектного обследования
Существует пять основных целей проведения предпроектного исследования:

1. Определить, какие бизнес-процессы нуждаются в автоматизации.

2. Оценить, насколько корректно ведётся учёт в настоящий момент.

3. Согласовать требования между руководством, ИТ-службой и пользователями.

4. Минимизировать риски при запуске системы.