Что такое бизнес процесс
Бизнес процесс — это система взаимосвязанных действий одного или нескольких сотрудников, которые должны вести к получению конкретного результата. Это может быть производство продукции, оказание услуги, продажа конкретного товара и др.
В рамках новой системы появился другой подход в организации работы на предприятии.
Процессная система позволяет очень четко определить количество элементов внутри системы и очень хорошо становятся заметными все дублирующие, которые могут появиться
в результате разделения функций в разных отделах. Построение структуры компании на основе процессной модели становится гораздо более простой задачей, так как становится ясно, какие в компании проблемы, какое количеством людей, в какое время и с какими ресурсами можно решить все вопросы.
Построение и автоматизация бизнес-процессов
Самой трудной задачей является грамотное составление бизнес процессов на бумаге. Выполняя один за другим проект в десятках предприятий, мы видели одну и ту же картину. Понятие бизнес-процесса у руководителя предприятия есть, а четко обозначенного, нарисованного на бумаге или составленного в файле плана — нет. Каждому сотруднику, который вновь приступал к своим обязанностям, приходилось затрачивать гигантское количество времени на вхождение в должность. Помимо нового сотрудника большое количество времени тратили и уже действующие, так как им требовалось объяснять всем новичкам нюансы рабочего процесса.
Учитывая свой многолетний опыт, мы можем с полной уверенностью заявить — автоматизировать то, что не написано на бумаге и не проверено на практике с помощью любой системы, просто невозможно. При таком подходе возникают два фактора, которые способны «убить» любой проект — бесконечное время реализации и бесконечный бюджет.
Что необходимо сделать перед автоматизацией
Первое, что необходимо сделать перед автоматизацией — это нарисовать в простой и понятной форме Ваши бизнес-процессы, которые Вы хотите контролировать и делать их эффективными.
Положительным моментом от формализации схемы бизнес-процесса является то, что в момент проработки Вы понимаете, какие в текущей схеме работы имеются изъяны, требующие исправления.
После того, как Вы определились со всеми возможными вариантами Ваших процессов, у Вас получится готовая схема, которую уже можно проверять на практике. И тем более автоматизировать. В идеале необходимо обсудить Ваши рисунки с Вашими сотрудниками и попробовать протестировать в реальной жизни.
На практике, в продвинутых компаниях рабочий день начинается со сбора всех сотрудников на планёрку и передачи карандашей (заявок клиентов) друг другу с целью обучения и формирования навыков у всех сотрудников.
Если схема оказывается жизнеспособной даже при передаче карандашей, то её получится эффективно автоматизировать.
Автоматизация бизнес-процессов с помощью Битрикс24
Теперь поговорим с Вами об автоматизации системы работы, которую Вы на предыдущих этапах нарисовали и решили автоматизировать.
На рынке существует мало систем, которые позволяют гибко автоматизировать бизнес-процессы в компании. Так уж сложилось, что предприятия, идущие по пути создания системы автоматизации, сталкиваются с кучей технологических проблем и, зачастую, тратят большие деньги на маркетинг, так как чаще рассказывают своим потенциальным клиентам о том, какая у них замечательная система, чем подаются в глубину проработки данного функционала.
В своей статье мы не ставим целью сделать сравнительную характеристику различных систем автоматизации бизнес-процессов, так как для этого потребуется отдельная большая статья. Поэтому сразу обозначим, что дальнейшие действия будут происходить в популярной системе Битрикс24.
По сути, после формализации бизнес-процессов по Вашей схеме получится полная картина работы Вашего предприятия, и теперь Вам остается лишь распределить различные бизнес-процессы по функционалу системы Bitrix24.
В СРМ Bitrix24 существует 5 различных вариантов автоматизации бизнес-процессов:
- бизнес-процессы в Ленте;
- бизнес-процессы в сущностях («Лид», «Контакт», «Компания», «Сделка»);
- бизнес-процессы в файлах;
- бизнес-процессы в списках;
- автоматизация в сущностях «Лид» и «Сделка».
Данный вид бизнес-процесса хорошо подходит для того, чтобы автоматизировать рутинные процессы в передаче документов, например, заявление на отпуск и командировку, а также прочих согласований, которые происходят у Вас на предприятии. Особенностью данного процесса является то, что данная автоматизация не относится к взаимодействию с клиентами. Все движения происходят внутри Вашей компании и документы переходят из одного отдела в другой по той логике, которую Вы заложили при разработке. Если где-то документ останавливается, то это очень четко можно отследить, не прибегая к постоянному мониторингу. Достаточно заложить в алгоритм механизм, который будет отслеживать сроки прохождения. В случаях нарушения поставленных сроков можно информировать руководителей и заинтересованных лиц.
Бизнес-процессы в сущностях
Данный вид бизнес-процессов подходит для общения с клиентами. С помощью подобного бизнес-процесса можно автоматизировать получение заявки от клиента, совершение телефонных вызовов, назначение встреч, постановку автоматических задач сотруднику — для того чтобы составить коммерческое предложение или довести клиента до сделки.
На текущий момент, автоматизация представлена в четырёх сущностях — это «Лид», «Контакты», «Компании» и «Сделки».
В «Лиде» фиксируется всё общение с клиентом. Обычно она используется для непродуктивного разговора или служебных дел — приём на работу, заявление на отпуск и т.д.
В «Контактах» хранится информация о физических лицах или сотрудниках Ваших клиентов. В сущностях «Компании» хранится информация о юридических лицах Ваших клиентов и прочих компаниях, с которыми Вы работаете.
В сущностях «Сделки» хранится информация о проводимых продажах или об оказании услуг с Вашими клиентами.
В зависимости от конкретного бизнес-процесса и Вашей типовой схемы, которую вы ранее нарисовали, выбирается та или иная сущность, где будет происходить автоматизация. Выбор сущности достаточно непростая задача. Для того чтобы грамотно распределить автоматизацию по различным сущностям исходя из Вашей рабочей схемы, необходимо иметь немало опыта работы с системой Bitrix24. Если неправильно выбрать сущность, то на практике вы будете сталкиваться с проблемами при конвертации данных из одной сущности в другую. С полной уверенностью можно заявить, что клиенты обязательно будут теряться, т.к. менеджеры станут путаться со схемой работы и совершать ошибки.